O onboarding digital é um dos processos mais realizados nos últimos anos quando o assunto é integração de novos colaboradores na empresa. Ele é um reflexo da mudança de empresas do presencial para o trabalho remoto e da transformação digital.
Em um mundo em que os candidatos são entrevistados de casa e a trajetória na empresa já começa online, faz todo sentido ter um processo de onboarding preparado para contratação e retenção de talentos remotamente.
Mas como funciona o onboarding digital? Como deixá-lo realmente efetivo mesmo de forma remota? Como aprimorar o onboarding para que a integração dos novos colaboradores em uma empresa seja ainda mais acolhedora, humanizada e proveitosa?
Neste artigo, você descobre as melhores respostas para essas perguntas e conhece dicas para deixar essa conhecida tarefa do RH ainda mais simples.
O que é o processo de onboarding digital
Onboarding é uma palavra em inglês que significa “embarcar”. Ele é a parte do processo de recrutamento e seleção e admissão em que o time de RH e gestão de pessoas realiza uma imersão na cultura e processos do novo ambiente de trabalho.
Em outras palavras, o onboarding digital é o processo de integração de um novo colaborador para assegurar a sua adaptação e capacitá-lo para exercer as suas funções na empresa.
Esse processo já existe há muito tempo nos trabalhos presenciais. Entretanto, com a transição do presencial para o remoto, as empresas precisaram melhorar os seus processos de boas-vindas e treinamento dos novos talentos para essa realidade. Tudo isso com o uso de ferramentas e recursos presentes no meio digital.
O principal objetivo do onboarding de funcionários utilizando o meios digitais é apresentar a empresa, a equipe e as funções do colaborador.
Fazer um onboarding digital é ajudar o novo membro da equipe a se sentir seguro, confortável, em assumir as novas atividades com o máximo de confiança e produtividade desde o primeiro dia de trabalho. Essa é a importância do onboarding digital.
A importância do onboarding digital
Implementar o onboarding digital é um processo que pode trazer benefícios tanto para os novos colaboradores quanto para as empresas.
Para um colaborador, receber uma grande quantidade de informações de maneira sistematizada, organizada e digital é excelente para que ele se oriente da melhor maneira. Com isso, os novos funcionários ficam mais motivados e adquirem uma boa visão da empresa desde o começo.
Na visão das organizações, o onboarding digital pode ajudar a garantir o comprometimento do colaborador desde o primeiro dia, passando otimismo e garantindo a sua adaptação aos diversos âmbitos da organização.
Quer um exemplo? Estudos apontam que um processo de onboarding presencial ou digital pode ser fundamental para elevar as taxas de retenção de talentos em até 82% e a sua produtividade em até 70%.
Neste sentido, a equipe de gestão de recursos humanos desempenha um papel fundamental neste processo de integração de novos profissionais, não importa se é por meio do onboarding tradicional ou digital. Afinal, este é o momento em que ele aprende mais sobre a empresa, recebe um kit de boas-vindas e cria as suas primeiras impressões sobre o novo ambiente de trabalho.
As etapas do onboarding: conheça os 4 C’s
Todo o onboarding digital deve ser uma jornada prática e eficiente para que a integração de um novo membro do time na cultura da empresa seja realmente proveitosa.
Para isso, os times de recursos humanos de uma empresa podem seguir o passo a passo da teoria dos 4C’s na construção de um onboarding digital bem estruturado.
Se você não sabe quais são eles, pode conferir como é e como funciona esse pensamento abaixo!
Conformidade
Nesta primeira etapa, o novo profissional conhece os processos da empresa – dos mais burocráticos aos mais sistemáticos.
Clarificação
Esclarecimento de tudo o que envolve a nova função do profissional: suas responsabilidades, ferramentas, recursos, dentre outros. Também é comum fazer um alinhamento de expectativas para que o colaborador entenda o que será exigido na entrega das suas demandas.
Cultura
É quando o colaborador passa a entender a cultura organizacional e compreende qual é a verdadeira missão da empresa.
Conexão
A conexão é o momento de conhecer os novos colegas! No caso do onboarding no âmbito digital, a área de recursos humanos precisa utilizar as ferramentas certas para que isso se torne algo natural. Plataformas de videoconferência como o Zoom, o Google Meet ou Microsoft Teams são indispensáveis!
Como organizar o onboarding digital?
Para organizar o onboarding digital, é importante que todos os setores da empresa que estejam envolvidos nesta etapa estejam alinhados para que o processo de integração tenha um fluxo e esteja adaptado para isso.
Neste sentido, é interessante pensar no onboarding digital em etapas. Uma sugestão é dividir as abordagens em pré-onboarding, o primeiro dia do colaborador, a primeira semana e o primeiro mês de contratação.
Pré-onboarding
A expectativa, tanto do funcionário quanto da empresa, está a mil nesta primeira fase que antecede o onboarding, que é fundamental para ele acontecer. Diante disso, deixe tudo pronto para o momento de receber oficialmente o profissional.
É no pré-onboarding que o time de RH providencia a documentação de admissão, os equipamentos de trabalho para o contratado e garante que ele esteja com acessos aos sistemas e plataformas da empresa para começar suas atividades e orientações importantes para dar o start.
Acolhimento nas boas-vindas
Que tal um material de boas-vindas? Muitas empresas enviam kits de boas-vindas para os novatos do time, com garrafinha de água, fone, caneta, papelaria, etc. A ação ajuda a integrar, fazer com que o colaborador se sinta parte e crie uma sinergia com a empresa. O Nubank, por exemplo, fez uma ação para receber seus novos “Nubanker” cheia de mimos. Veja e se inspire.
Outra sacada que faz a diferença no acolhimento do novo profissional é elencar previamente um colega do time para ser referência nos primeiros dias. Assim, o novato terá alguém que estará disponível para ajudar, tirar dúvidas e nortear nos primeiros dias de trabalho.
O primeiro dia de trabalho: hora do onboarding
Chegou o grande dia! Para receber o novo profissional, a equipe de RH deve ter uma pessoa para conduzir o funcionário em reuniões e explicar como vai acontecer e qual a agenda de onboarding online.
A dica é começar com uma reunião online para dar boas-vindas, apresentar a empresa, seus princípios norteadores, a cultura, mostrar a estrutura em vídeos ou tours online, explicar questões básicas da rotina que sejam pertinentes e tirar dúvidas.
Após situar o funcionário no universo da empresa, organize a apresentação dele para a equipe. Neste momento é legal aproveitar para explicar como funciona o fluxo de trabalho, com quem ele vai trabalhar com proximidade e apresentar o time.
Onboarding no ambiente digital: a primeira semana
Claro que o contato com o novo colaborador vai ser constante nos primeiros dias, mas é interessante deixar mapeado uma breve checagem se tudo está fluindo bem. Por exemplo: após a emissão da identidade digital personalizada, confirme se os seus acessos estão funcionando, se há alguma dificuldade ou algum processo “travado”.
Se a equipe trabalha com alguma plataforma específica, é importante explicar como funciona e a importância dela. Para quem já trabalha no time pode parecer óbvio, mas para quem está chegando, muitas vezes não é.
Onde a empresa quer chegar
O onboarding é um processo que pode servir para mostrar materiais complementares da empresa, como os produtos e serviços oferecidos (por mais que ele não trabalhe no time de vendas), premiações conquistadas, se a indicação de novos clientes geram bônus, projetos que estão por vir, enfim.
Apresente as iniciativas importantes e que sejam relevantes para o novo colaborador ter no seu radar. Mostre para que lado a empresa está caminhando.
Onboarding: primeiro mês
Ao completar 30 dias na empresa, o colaborador já vai estar mais habituado e por dentro dos projetos e intenções. Por isso, é válido incluir a participação dele em reuniões, treinamentos, grupos de trabalho, etc.
Também, é importante ter um momento de alinhamento com o novo time. Faça uma conversa para entender se as entregas estão no caminho certo e se as expectativas de ambos os lados estão atendidas.
Dicas para o onboarding digital
Além dos passos para fazer um onboarding digital bem organizado, acompanhe algumas dicas que você pode implementar na hora de planejar o processo de integração dos novatos da sua empresa.
- Use sistemas de assinatura digital para assinar contratos e documentos importantes. Também, ao fazer a emissão de identidade digital personalizada, os colaboradores têm acesso aos sistemas digitais na empresa que ele precisa para trabalhar. Isso facilita o processo de admissão online e têm reconhecimento legal.
- Compartilhe os contatos de pessoas importantes para a integração do novato no time. Apresente quem será seu colega de referência, quem está à disposição no RH e do seu superior direto.
- Faça um cronograma com todos os passos e encaminhe para o novo colaborador. Agende as reuniões previamente e deixe ele ciente de como será o fluxo do onboarding digital.
- Otimize o processo de onboarding e escolha uma data do mês para recepcionar todos os novos colaboradores.
- Teste o fluxo do onboarding digital. Confira se as etapas estão em uma sequência interessante e se os recursos estão funcionando.
Dica extra: avalie o onboarding
Você pode ler todas as dicas para fazer um onboarding digital perfeito, mas é importante saber se ele atende a sua empresa. Por isso, crie ferramentas para avaliar se o processo está funcionando bem.
Pergunte ao colaborador o que ele achou do onboarding digital e quais as suas dúvidas de tudo o que foi apresentado, se houverem.
Pergunte para o novo colaborador se ficaram dúvidas e analise se ele está apresentando alguma questão recorrente, pois pode ser falta da informação correta.
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